8 روش برای اینکه مستمع بهتری باشیم - وبلاگ ساختمان

به گزارش وبلاگ ساختمان، فرقی نمی کند راستا شغلی یا حیطه حرفه ای شما چه چیزی است. یادگیری نحوه بهبود مهارت های شنیداری می تواند به شما یاری کند تا در صنعت خود بهتر باشید و رشد کنید. احتمالا درباره مزایای خوش کلام بودن و صحبت کردن مناسب چیزهایی شنیده باشید، اما مستمع خوب بودن هم شاید به همان اندازه اهمیت داشته باشد. مهارت گوش دادن خوب می تواند به شما یاری کند تا ارتباط بهتری با شرکای تجاری برقرار کنید یا اینکه درک بهتری از روندهای بازار داشته باشید. در مجموع، مهارت های خوش گوش دادن می تواند یک مزیت رقابتی خوب برای شما باشد. در این مقاله به این سؤال می پردازیم که چطور مستمع خوبی باشیم.

وقتی گوش دادن فعال را تمرین نموده و سعی می کنید مخاطب خوبی باشید، توانایی درک نیازها و درخواست های دیگران می تواند آسان تر باشد. در این مقاله ما 8 مرحله برای تبدیل شدن به یک مخاطب بهتر را به شما معرفی می کنیم.

یک مخاطب خوب کیست؟

یک مخاطب خوب چیزی بیش از صرف شنیدن مکالمات را انجام می دهد. ماهرترین مخاطبین توجه کامل خود را روی موضوع صرف نموده، آن ها را با دقت پردازش می نمایند و با همدلی کامل پاسخ می دهند. آن ها بعلاوه با فکر باز به مخاطب گوش می دهند. همان طور که مهارت های شنیداری خود را تقویت نموده و سعی می کنید مخاطب خوبی باشید، متوجه خواهید شد که می توانید مشارکت بیشتری در مکالمات داشته باشید و بازخوردهای بهتر و مؤثرتری ارائه می کنید.

چطور می توانیم یک مخاطب خوب باشیم؟

همان طور که گفته گردد، در ادامه 8 مرحله اساسی برای تبدیل شدن به یک مخاطب بهتر و تقویت مهارت خوب گوش دادن را ارائه خواهیم کرد.

1- توجه کامل خود را معطوف کنید

اولین گام برای تبدیل شدن به یک مخاطب بهتر این است که تمام حواس و تمرکز خود را روی موضوع معطوف کنید. شما باید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن توجه خودتان به گفت وگو بهره ببرید. بدن خود را طوری قرار دهید که مستقیما با مخاطب خوب روبه رو باشید. بعلاوه، راحت و بدون استرس باشید تا بتوانید روی گفت وگو متمرکز شوید.

هنگامی که برای اولین بار آغاز به صحبت با کسی می کنید، ارتباط چشمی برقرار کنید. این ارتباط چشمی را در طول مکالمه حفظ کنید. البته یادتان باشد نیازی نیست تمام مدل به چشمان مخاطب خود زل بزنید. ولی حین صحبت باید چندین مرتبه این ارتباط چشمی را برقرار کنید. ایجاد ارتباط چشمی به شما یاری می نماید که روی گوینده و کلمات او تمرکز کنید.

2- عوامل حواس پرتی را از ببرید

در مرحله بعد، سعی کنید تمام عواملی را که می تواند حواستان پرت کند از منطقه حذف کنید. به عنوان مثال اگر پشت میزتان هستید، مدارک را کنار گذاشته و دفتر یادداشت های خود را ببندید. یا اینکه صفحه مانیتور را خاموش کنید تا دریافت یک پیغام نو حواس شما را پرت نکند. عوامل محیطی بسیار زیادی را در این بخش می توان مثال زد. ولی به صورت کلی، هر چیزی که ممکن است باعث حواس پرتی شما گردد را مدیریت کنید.

تلفن همراه یکی از اصلی ترین دلایل حواس پرتی و مزاحمت حین مکالمه است. اگر می خواهید تمام تمرکز خود را روی بحث با مخاطب خود قرار دهید، تلفن همراه را خاموش یا بی صدا کنید.

اگر قصد برگزاری یک جلسه نسبتا جدی و بزرگ تر دارید. از قبل برنامه ریزی و اتاقی ساکت را برای انجام این جلسه پیدا کنید. بعلاوه در را ببندید تا سروصدا و مزاحمت های خارجی را محدود کنید. تمام این موارد می تواند به شما یاری کنید تا مخاطب بهتری باشید و چیزی مزاحم شما نگردد.

3- صحبت های مخاطب را قطع نکنید

در مرحله بعدی از رسیدن به پاسخ این سؤال که چطور مخاطب خوبی باشیم، یادتان باشد صحبت کسی را قطع نکنید. وقتی گوش می دهید، یکی از مؤثرترین کارهایی که می توانید کنید این است که به طرف مقابل اجازه دهید بدون وقفه صحبت کند. به عبارت دیگر، میان صحبت نپرید و او را قطع نکنید. این موضوع شاید چندان آسان نباشد. چرا که معمولا وسوسه می شویم نقطه نظری را به سرعت بیان کنیم. جای هیچ نگرانی نیست که نتوانید نقطه نظرات خود را ارائه نموده و بیان کنید. یادتان باشد که بعدا فرصت کافی برای صحبت خواهید داشت. با این حال، برای اطمینان می توانید بعضی نکات کلیدی را یادداشت نموده تا مطمئن شوید بعدا آن ها را فراموش نمی کنید.

اگر صدای مخاطب را نمی توانید به خوبی بشنوید، از او بخواهید که بلند و واضح تر صحبت کند، یا اینکه سعی کنید به او نزدیک تر شوید. به یاد داشته باشید که یک لحظه سکوت می تواند به هر دوی شما فرصتی بدهد تا قبل از ادامه گفت وگو، درباره آنچه از آن صحبت نموده اید فکر کنید.

4- رابطه ایجاد کنید

برای اینکه مخاطب خود را تشویق کنید تا اطلاعات هرچه بیشتری را با شما در میان بگذارد، لازم است رابطه خوبی با او ایجاد کنید. هرچه سازش شما با یکدیگر بیشتر باشد و یکدیگر را بهتر و محبت آمیز تر درک کنید، احتمال اینکه مخاطب اطلاعات بیشتر و بهتری را با شما در میان بگذارد هم بیشتر می گردد. برای انجام این کار، علاوه بر از این بردن عوامل حواس پرتی و تمرکز کردن روی صحبت های مخاطب، سعی کنید حرکات او را به شکل ظریفی بازتاب دهید. منظورمان همان تکنیک تقلید کردن در زبان بدن است؛ حالت بدن مشابهی داشته باشید و از زبان بدن مناسب بهره ببرید. با حالت چهره خودتان به او نشان دهید که حواستان معطوف به صحبت ها است و متوجه می شوید چه می گویند.

البته مراقب باشید که زبان بدن شما بیش از حد شبیه به دیگران نباشد. سعی کنید حالات بدن خود را متناسب با روحیه مخاطب تغییر دهید. تمام این نکات به شما یاری می نماید تا ارتباط بهتری با مخاطب خود برقرار کنید که برای جلب اعتماد و مخاطب خوب بودن لازم است. علاوه بر این، سعی کنید با همدلی پاسخ دهید. این مورد نیز می تواند در بهبود مکالمه، اعتماد و ارتباط تأثیرگذار باشد.

5- جزئیات بیشتری بخواهید

یکی دیگر از راه های مؤثر برای اینکه تبدیل به یک مخاطب خوب شوید، پرسیدن سؤالاتی است که نشان می دهد شما واقعا به صحبت ها توجه نموده و به موضوع علاقه مند هستید. این کار می تواند طرف مقابل را وادار کند که اطلاعات بیشتری با شما در میان بگذارد و فرصت های بیشتری برای گوش دادن به شما می دهد.

برای پرسیدن سؤالات جزئی تر، صبر کنید تا بخشی از صحبت های مخاطب تمام گردد. وقتی که زمان صحبت به شما رسید، به جای پرداختن به راه چاره ها، ابتدا روی سؤالات تمرکز کنید. از هم صحبت خود بخواهید که اطلاعات و جزئیات بیشتری با شما در میان بگذارند. یادتان باشد که کمی کنجکاوی می تواند به شما یاری کند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید و بعداً هم می توانید بازخورد بهتری را بر اساس همین اطلاعات ارائه کنید.

6- چیزی که نشدید را بازگو کنید

بعد از اینکه به دقت به مخاطب خود گوش داده و دباره اطلاعات و جزئیات بیشتری هم از آن ها سؤال کردید، سعی کنید آنچه مخاطب به شما گفته است را به صورت خلاصه و با جمله بندی خودتان بازگو کنید. ساختارهایی مثل فکر می کنم منظور شما این است که . …، اگر اشتباه می کنم اصلاح کنید، منظور شما این بود که . … یا هر ساختار مشابه دیگری می تواند برای این کار مفید باشد. این کار به مخاطب نشان می دهد که به صحبت های او با دقت توجه می کردید. از سوی دیگر، اگر منظور او را اشتباه متوجه شده باشید، فرصتی برای اصلاح آن پیدا خواهید کرد. علاوه بر این، انجام چنین کاری معمولا منجر به ادامه پیدا کردن مکالمه و ارائه جزئیات بیشتری نیز می گردد.

7- از سرنخ های غیرزبانی بهره ببرید

یکی دیگر از گام های مهم برای بهبود مهارت های شنیداری و تبدیل شدن به مخاطب خوب، توجه به ارتباطات غیرکلامی است. در طول مکالمه حتما به حالت چهره، حرکات دست، لحن صدا و تماس چشمی طرف مقابل توجه کنید. بعلاوه، حتما مراقب ارتباطات غیرکلامی خودتان در طول مکالمه هم باشید. حالت چهره و بدن خسته و بی اشتیاق این معنا را به همراه دارد که به این موضوع و مکالمه علاقه ای ندارید.

8- در زمان مناسب بازخورد ارائه دهید

در خاتمه، زمانی که مخاطب شما فرصت کافی برای صحبت و ارائه نظرات خود را داشت و شما هم هر سؤال و ابهامی را پرسیده و رفع کردید، در صورت لزوم می تواند چند بازخورد ارائه کنید. جملاتی ساده مثل از شنیدن این موضوع متأسفم، علت نگرانی شما را درک می کنم حق دارید که عصبانی باشید یا هر جمله مشابه ساده و مشابه دیگری می تواند به گوینده نشان دهد که صحبت ها و احساسات او را به خوبی گوش داده و آن ها را تأیید می کنید.

اگر مخاطب مشخصا از شما درخواست یاری و ارائه راه چاره نموده باشد، بازخورد بیشتری ارائه دهید و نظر شخصی خودتان درباره آن موضوع خاص را هم بیان کنید. برای مثال یک تجربه شخصی خودتان از موقعیت مشابهی را تعریف کنید یا اینکه او را در تصمیم گیری هدایت نموده و دلایل خود را بیان کنید. در مجموع، نشان دهید که به صحبت های آن ها به خوبی گوش داده و درخواست آن ها را درک نموده اید.

منبع: Indeed